Plan de table avec QR code : mode d'emploi pour un accueil sans file
Comment fonctionne un plan de table par QR code
Le principe est simple : au lieu d'afficher toute la liste des invités sur un grand panneau, on affiche un QR code. L'invité le scanne avec l'appareil photo de son téléphone — aucune application à installer —, tape son nom, et voit sa table, les personnes assises avec lui et l'emplacement de la table sur un plan de la salle.
La recherche tolère les fautes de frappe et les accents oubliés : « Helene Dupre » trouve « Hélène Dupré ». Quand deux invités portent le même nom, les deux s'affichent et chacun choisit le sien. Le QR code mène à une page toujours à jour : il n'y a jamais rien à réimprimer.
Où placer le QR code, et à quelle taille
Placez le QR code là où les invités attendent déjà : à l'entrée du cocktail plutôt qu'à la porte de la salle, pour que chacun découvre sa table sans créer de bouchon. Doublez-le avec deux ou trois chevalets répartis dans l'espace du cocktail, à hauteur des yeux.
Un QR code se scanne facilement jusqu'à environ dix fois sa largeur : un code de 10 cm se lit à un mètre. Sur une affiche A4, 12 à 15 cm de côté est un bon compromis. Imprimez-le en noir sur fond blanc, sans le déformer, et testez-le avec deux téléphones différents avant l'événement.
Le texte de l'affiche
Une affiche efficace tient en trois lignes : un mot d'accueil (« Bienvenue »), l'action (« Scannez pour trouver votre table ») et le mode d'emploi (« Tapez votre nom sur votre téléphone »). Ajoutez éventuellement « aucune application à installer », qui rassure les invités les moins technophiles.
CéSAR génère cette affiche au format A4, prête à imprimer, dans la langue de l'organisateur. Elle s'accorde facilement avec la décoration dans un cadre doré, sur une ardoise ou un chevalet en bois. Pour un grand événement, affichez aussi le QR code sur l'écran de la salle pendant l'arrivée.
Prévoir les imprévus
La page du QR code est légère et se charge même avec un réseau mobile faible, mais vérifiez la couverture de la salle lors de la visite technique, et demandez le code Wi-Fi invités s'il existe : vous pourrez l'ajouter sur l'affiche. Les salles en sous-sol ou aux murs épais sont les plus à risque.
Gardez toujours une liste imprimée par table à l'accueil, et une ou deux personnes chargées d'aider les invités sans téléphone ou peu à l'aise avec. Avec ce filet de sécurité, le QR code fait gagner un temps considérable sans jamais laisser personne de côté.