Calculer la capacité d'une salle : la méthode
Comment calculer la capacité d'une salle
Le calcul part de la surface utile : la surface totale de la salle, moins ce qu'occupent la scène, le pupitre, la régie, le buffet ou le bar. On divise ensuite cette surface par un ratio de mètres carrés par personne, qui dépend de la disposition : environ 1 m² en théâtre, 1,4 m² en banquet, 2 m² en classe, 3 m² en U.
Ces ratios intègrent déjà les allées de circulation entre les rangs ou les tables. Ils donnent un ordre de grandeur fiable pour comparer des salles ou préparer un devis ; le plan définitif, lui, se vérifie avec le lieu, qui connaît ses piliers, ses portes et ses issues de secours.
Quelle disposition pour quel objectif ?
Le théâtre maximise le nombre de places pour une plénière ou une conférence, mais ne laisse aucune surface pour écrire ni échanger. La classe convient aux formations où l'on prend des notes. Le cabaret — des tables rondes occupées seulement du côté opposé à la scène — est le meilleur compromis pour une journée alternant présentations et ateliers : chacun voit l'intervenant et travaille ensuite en groupe sans déplacer de mobilier.
Le banquet sert aux dîners et aux galas, le cocktail debout au networking : c'est la disposition la plus dense, et celle qui fait le plus circuler les gens. Le U et la table de réunion conviennent aux petits groupes qui doivent débattre : au-delà d'une trentaine de personnes, le U perd son intérêt, chacun étant trop loin des autres.
Les surfaces à réserver
Comptez 10 à 15 % de la surface pour une scène et un pupitre, 20 à 25 % si vous ajoutez un buffet et une régie son et lumière. Un vestiaire, un espace d'accueil ou un photobooth se prévoient à part, idéalement hors de la salle principale.
Pensez aussi aux personnes à mobilité réduite : des emplacements pour fauteuil roulant accessibles depuis l'entrée, et des allées suffisamment larges. En banquet, laissez au moins 1,5 m entre deux tables pour que le service puisse passer.
La jauge de sécurité prime toujours
Un lieu recevant du public (ERP) a un effectif maximal fixé lors de son classement, en fonction de ses dégagements et de ses issues de secours. Cette jauge est une limite légale : même si le calcul par disposition donne un chiffre plus élevé, c'est elle qui s'applique.
Demandez-la au lieu dès la première visite, avec le plan coté de la salle. Elle vous évitera de construire un événement sur une capacité que vous ne pourrez pas atteindre.
Quelques repères chiffrés
Une salle de 20 × 12 m (240 m²), avec 15 % réservés à la scène, accueille environ 200 personnes en théâtre, 145 en banquet ou 100 en classe. Pour un gala de 150 personnes en banquet avec scène et buffet, prévoyez autour de 280 m² ; pour un séminaire de 60 personnes en cabaret, environ 135 m².
De la salle au plan de table
Une fois la disposition choisie, reste à placer chacun. Pour un dîner ou un gala, le plan de table CéSAR permet de dessiner la salle, de placer les invités par société ou par équipe, et de les accueillir le jour J avec un QR code : chacun tape son nom et voit sa table sur un plan, sans file devant l'accueil.